Šiuolaikiniame versle darbuotojų administravimo automatizavimas tampa vis svarbesnis. Vadovams, vadybininkams ir HR specialistams tenka valdyti daugybę dokumentų, atostogų, ataskaitų ir asmeninių darbuotojų duomenų. ERP sistema Site.pro siūlo sprendimą per savo buhalterinę programą — Darbuotojo kabinetą, kuris palengvins daugelį procesų, padarys juos skaidrius, saugius ir lengvus tiek darbuotojams, tiek vadovybei.
Pagrindinės „ Darbuotojo kabineto“ galimybės
Vienas iš pagrindinių kabinetų funkcijų — lengvas ir aiškus atostogų planavimas. Darbuotojas, gavęs prieigą, gali:
-
pateikti atostogų prašymą ir matyti ar derinanti savo su kolegų atostogomis;
stebėti sukauptų atostogų likučius; -
išsiųsti atostogų prašymus vadovybei vos keliais paspaudimais.
Tai pašalina poreikį rašyti elektroninius laiškus, užpildyti popierinius prašymus ir painiavą suderinimuose.
1. Greitas dokumentų pateikimas
Darbuotojas gali pateikti įvairius dokumentus per savo asmeninį kabinetą. Tai apima:
-
dokumentų įkėlimą, kurių reikia iš darbuotojo (pvz., pažymos, prašymai, kiti formuliai);
-
gauti patvirtinimą apie įkeltą į saugyklą dokumenąi.
Tai spartina informacijos mainus tarp darbuotojo ir buhalterijos ar HR skyriaus.
-
Asmeninės ataskaitos.
Darbuotojas turi galimybę matyti savo duomenis apie atlyginimą ir pajamas, atsisiųsti atlyginimų lapelius, užsisakyti pažymas apie pajamas. Viskas prieinama automatiškai — sistema generuoja ataskaitas.
-
Asmeninių duomenų apsauga
Svarbus aspektas — asmens duomenų apsauga. Kabinete: -
saugomi duomenys, perduoti į buhalteriją, ir informacija apie pareigas;
-
saugoma informacija apie išduotus aktyvus, atsakingai priskirtus darbuotojui;
-
vykdomi saugumo, darbo saugos ir priešgaisrinės apsaugos reikalavimai;
-
užtikrinama atsparumas duomenų saugojimo sistemoms: dokumentai pasiekiami darbuotojui, tačiau apsaugoti nuo nesankcionuoto priėjimo.
Kas gali naudotis ir kokiomis sąlygomis
Nemokamas „Asmeninis“ planas. Jame darbuotojo kabinetas aktyvuojamas visiems pakviestiems darbuotojams. Net jei įmonė naudoja nemokamą planą, kabinetas prieinamas — išimtys galioja tik tam tikroms funkcijoms, būdingoms mokamiems planams.
Mokami planai. Viskas, kas prieinama nemokamame plane, papildyta papildomomis funkcijomis ir galimybėmis. Pavyzdžiui, gilesnė analizė, galbūt integracijos ar papildomos ataskaitos.
Privalumai įmonei
Naudojant darbuotojo kabinetą, įmonei pasiekiama daugybė privalumų:
-
Mažesnis popierizmo kiekis. Visi procesai vyksta skaitmeniniu formatu — prašymai, ataskaitos, suderinimai.
-
Skaidrumas. Darbuotojas mato, kas vyksta su jo duomenimis, pateiktais atostogų lprašymais, dokumentais — mažiau klausimų ir ginčų.
-
Laiko taupymas. Vadovybei ir HR skyriui nereikia kasdien spręsti kasdienių užduočių, susijusių su suderinimais ir dokumentų apdorojimu.
-
Vidinio kontrolės tobulinimas. Atsakymų ataskaitos, išsaugoti duomenys, prieiga prie istorijos — visa tai padeda geriau kontroliuoti personalo ir buhalterinius procesus.
-
Atitiktis duomenų apsaugos įstatymams. Ypač aktualu, kai dirbama su asmeniniais duomenimis.
Išvados
Darbuotojo kabinetas ERP sistemoje Site.pro — efektyvus įrankis, skirtas supaprastinti darbuotojų administravimą. Jis siūlo šiuos pagrindinius privalumus:
-
atostogų ir jų suderinimo automatizavimas;
-
patogus dokumentų pateikimas;
-
asmeninės ataskaitos ir pažymos laiku;
-
saugumas ir asmens duomenų apsauga;
-
prieinamumas net ir nemokamame plane.
Tai puikus sprendimas mažoms ir vidutinėms įmonėms bei individualiems verslininkams, siekiantiems sumažinti popierizmo kiekį ir padaryti procesus skaidrius.